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Aumento expressivo de pedidos de reembolso com violações às políticas de empresas. Saiba o que pode e o que não pode ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos colaboradores foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram prejudicados: observou-se um acréscimo de 78% na quantidade de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das empresas.
Além disso, muitos colaboradores enfrentaram dificuldades para obter o devido ressarcimento ou compensação pelos gastos realizados, impactando diretamente em suas finanças pessoais. É essencial que as organizações revisem suas políticas de reembolso para garantir uma maior transparência e agilidade nos processos de restituição aos funcionários.
Problemas com Reembolso: Prejuízos e Impactos Negativos
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não compensatórios por colaborador. Caso os equívocos se repitam mensalmente, ao término de um ano, o dano pode atingir a marca de R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, sistema de administração da trajetória laboral, cotejando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas lançadas por funcionários de organizações de diversos tamanhos.
As transgressões mais comuns são: despesas atrasadas levando em conta o prazo para a prestação de contas estipulado pela empresa (54,57%); montantes que ultrapassam o estabelecido pela política corporativa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante da despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em empresas com diretrizes mais flexíveis, isso pode acarretar complicações para o setor financeiro por acarretar custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, conforme destaca Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas da Flash.
Os contratempos na prestação de contas podem gerar impactos diretos e desfavoráveis. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ser obrigado a arcar com despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e integrante do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, frisa que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as normas formalmente, como por meio de seu site.
O texto deve abordar as consequências pela não observância das regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e, mesmo assim, incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem efetuou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Nesse sentido, a pessoa é compelida a cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, poderá até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser desembolsados, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estipulado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontá-lo em sua folha de pagamento. No entanto, existem ainda outras situações envolvendo despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma: Despesas falsas – submeter recibos ou faturas para despesas que nunca aconteceram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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