Empresas usam papel para despesas de viagens e gestão de despesas corporativas.
As viagens são uma excelente maneira de explorar novos destinos e culturas, além de proporcionar uma pausa na rotina diária. Muitas pessoas consideram as viagens uma forma de se desconectar do estresse do trabalho e se reconectar com si mesmas. Além disso, as viagens também podem ser uma ótima oportunidade para conhecer novas pessoas e fazer amigos.
Os deslocamentos a negócio são uma realidade para muitos profissionais, que precisam viajar frequentemente para atender a compromissos de trabalho. No entanto, as viagens a trabalho também podem ser uma oportunidade para explorar novos lugares e conhecer novas pessoas. De acordo com uma pesquisa, a grande maioria dos profissionais (91%) considera as viagens uma experiência positiva, pois permite que eles saiam da rotina e conheçam novos lugares. Além disso, as viagens também podem ser uma forma de desenvolver habilidades e aumentar a produtividade, pois permitem que os profissionais sejam expostos a novas ideias e perspectivas. É importante planejar com antecedência para garantir que as viagens sejam bem-sucedidas e produtivas. A escolha do destino também é fundamental para garantir que as viagens sejam uma experiência positiva.
Desafios nas Viagens
As viagens a trabalho podem ser uma experiência emocionante, mas também apresentam desafios significativos, como longos períodos longe de casa, deslocamentos frequentes, adaptação a diferentes fusos horários e gastos que só são reembolsados posteriormente. De acordo com uma pesquisa recente, esses desafios afetam significativamente os profissionais que realizam viagens a trabalho. A pesquisa ‘Perfil do viajante corporativo’ revelou que 35% dos profissionais que realizam viagens a trabalho ainda utilizam recursos próprios para cobrir despesas durante suas viagens e posteriormente solicitam reembolso às suas empresas. Isso destaca a importância de uma gestão eficaz de viagens e despesas corporativas.
Os deslocamentos a negócio são comuns e podem ser desgastantes para os profissionais, que precisam lidar com despesas corporativas e garantir que sejam reembolsados corretamente. A pesquisa mostrou que o desembolso com alimentação representa 87% dos gastos, seguido por hospedagem (79%) e transporte (60%). Esses dados foram coletados pela Onfly, plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas, em parceria com a Opinion Box, que ouviu 1.021 profissionais no período de 2 a 26 de novembro de 2024. Durante esse período, o valor do ticket médio só das passagens aéreas foi de R$1.406, considerando todos os destinos do país.
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Uso do Cartão Corporativo
Ainda que muitas empresas adiram ao cartão corporativo, o índice de pessoas que precisam desembolsar o pagamento do próprio bolso em viagens a negócio segue alto. Isso prejudica tanto o colaborador, que precisa arcar com os custos e pode enfrentar dificuldades financeiras pessoais, quanto a gestão da empresa, que perde visibilidade e enfrenta um risco maior de fraudes e problemas na conciliação das contas. O uso do cartão corporativo representa 37% no ranking de pagamentos destinados aos gastos durante uma viagem a trabalho, enquanto outras formas de pagamento, como cartão de crédito, representam 10%. As viagens a trabalho podem ser mais eficientes com o uso de um cartão corporativo, que ajuda a gerenciar despesas corporativas e reduzir os deslocamentos frequentes.
Maria Lúcia Ciampa Benhame Puglisi, membro do Comitê RH de Apoio Legislativo (CORHALE), explica que, pelas leis trabalhistas, não é ilegal que o empregado pague as despesas e depois comprove os gastos para ser reembolsado. No entanto, a prática é bastante arriscada para as empresas, pois a prestação de contas das despesas de viagens pode ser complexa e exigir documentos específicos, como nota fiscal. A gestão de viagens é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal e garantir que as despesas sejam reembolsadas corretamente. As viagens a trabalho devem ser planejadas com cuidado, considerando os deslocamentos a negócio e as despesas corporativas.
Gestão de Viagens
A pesquisa mostrou que embora a prestação de contas das despesas de viagens aconteça de modo automatizado para 39% dos viajantes, 32% desta documentação ainda é feita por meio de documentos em papel. Isso pode ser um desgaste para o funcionário, que precisa guardar notas fiscais impressas para prestação de contas. O uso do reembolso deve ser feito apenas em situações exporádicas, e para os profissionais com gastos corriqueiros, recomenda-se outros recursos, como o cartão corporativo. A gestão de viagens é crucial para evitar problemas com a Receita Federal e garantir que as despesas sejam reembolsadas corretamente. As viagens a trabalho devem ser planejadas com cuidado, considerando os deslocamentos frequentes e as despesas corporativas. Com uma gestão eficaz de viagens, as empresas podem reduzir os deslocamentos a negócio e melhorar a experiência dos profissionais que realizam viagens a trabalho.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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